Product Requirements Document (PRD)

:::info Status Locked v1.0 — keputusan domain, NFR, state machine, enum, dan face runtime terkunci untuk MVP. Perubahan rule memerlukan update PRD + persetujuan Project Leader. :::

Field	Value
Product	Nexus Ops — Aplikasi Absensi Divisi Operation
Version	1.0.1
Mata Kuliah	STSI4440
Tim	Kelompok B — Capstone Project 50 Team B 2026
Last updated	2026-09-25

---

1. Ringkasan produk

Nexus Ops adalah sistem absensi digital untuk Divisi Operation yang mencatat kehadiran secara real-time dengan validasi identitas (face recognition) dan lokasi (GPS geofencing), serta mengintegrasikan pengelolaan izin/cuti, lembur, dashboard monitoring, dan laporan otomatis.

Masalah yang diselesaikan

• Pencatatan absensi manual (kertas / spreadsheet) rentan error, manipulasi, dan terlambat dilaporkan.
• Lokasi kerja tersebar, sistem shift, serta izin/cuti yang dinamis sulit dipantau secara real-time.
• Manajemen kesulitan memperoleh data kehadiran yang akurat untuk payroll, evaluasi kinerja, dan disiplin kerja.

Value proposition

Satu platform absensi yang akurat, aman, dan terpantau secara real-time — dari clock-in karyawan hingga laporan untuk manajemen dan HRD.

---

2. Latar belakang & tujuan

Tujuan bisnis

1. Mencatat dan memantau kehadiran karyawan Divisi Operation secara digital dan real-time.
2. Meningkatkan akurasi & keamanan data melalui face recognition dan GPS geofencing.
3. Mengintegrasikan izin, cuti, dan lembur dalam satu platform.
4. Menyediakan dashboard interaktif dan pelaporan otomatis bagi manajemen.

Tujuan keberhasilan (success metrics — terkunci)

Metrik	Target	Catatan
Accuracy clock-in valid	≥ 95% kehadiran tervalidasi wajah + GPS	Diukur pada UAT
Waktu rekap laporan	< 5 menit generate Excel (PDF opsional)	Vs proses manual
Adoption UAT	≥ 80% skenario utama lulus	Karyawan + supervisor + HRD
Latency notifikasi	< 1 menit setelah event	Status izin/cuti, pengingat

Rule domain pendukung: §10.

---

3. Pengguna & persona

Persona	Peran	Kebutuhan utama
Karyawan Operation	Pengguna utama absensi	Clock-in/out cepat, ajukan izin/cuti/lembur, terima notifikasi
Supervisor / Manajer	Penyetuju & monitoring	Setujui/tolak pengajuan, pantau kehadiran tim real-time
HRD / Administrasi	Rekap & pelaporan	Rekap data, generate laporan payroll/audit, kelola master data

---

4. Ruang lingkup

In scope (MVP / semester ini)

1. Absensi digital — clock-in/clock-out + face recognition + GPS geofencing
2. Izin & cuti — pengajuan, persetujuan, pencatatan, notifikasi
3. Lembur — input & persetujuan terintegrasi data kehadiran
4. Dashboard monitoring — kehadiran harian, rekap mingguan/bulanan, statistik keterlambatan/ketidakhadiran
5. Laporan otomatis — ekspor PDF/Excel
6. Notifikasi — push notification (absensi, status approval, deadline)
7. Platform — mobile Android + web dashboard admin
8. Backend API — REST API untuk autentikasi, absensi, dan layanan validasi

Out of scope / batasan

Batasan	Keterangan
Scope organisasi	Khusus Divisi Operation (ekspansi divisi lain = fase berikutnya)
Face recognition	Pakai library siap pakai; tidak train model dari nol
Integrasi payroll	Hanya ekspor data; tidak sinkron langsung ke sistem payroll existing
Platform mobile	Fokus Android (iOS dapat dipertimbangkan kemudian)
Storage	Database lokal/cloud perusahaan sesuai keputusan infrastruktur
Face override supervisor	CUT MVP — absensi gagal face tetap retry / hubungi HRD re-enroll
Lupa password self-service	CUT MVP — reset oleh HRD lewat kelola akun
Kuota/saldo cuti	CUT MVP — jenis leave enum saja
Roster shift per karyawan	CUT MVP — satu default shift organisasi
Approve di mobile	CUT MVP — supervisor approve hanya di web
Quiet hours / preferensi lanjut	Preferensi quiet hours = P2; FCM + in-app feed dipakai untuk approval P0
Object storage	Cloudflare R2 (bukan Firebase Storage)

---

5. User stories & requirements fungsional

Prioritas: P0 = harus ada di MVP · P1 = penting · P2 = nice-to-have / fase lanjut

5.1 Autentikasi & akun

ID	User story	Priority
AUTH-01	Sebagai karyawan, saya dapat login agar mengakses fitur absensi.	P0
AUTH-02	Sebagai admin/HRD, saya dapat mengelola akun pengguna (aktif/nonaktif, role).	P0
AUTH-03	Sebagai sistem, saya menegakkan role-based access (Karyawan / Supervisor / HRD).	P0

5.2 Absensi (clock-in / clock-out)

ID	User story	Priority
ATT-01	Sebagai karyawan, saya dapat clock-in/out dari aplikasi mobile.	P0
ATT-02	Sebagai sistem, saya memvalidasi wajah karyawan sebelum menyimpan absensi.	P0
ATT-03	Sebagai sistem, saya memvalidasi lokasi berada dalam area geofence yang diizinkan.	P0
ATT-04	Sebagai karyawan, saya melihat status absensi hari ini (sudah/belum clock-in, jam masuk/keluar).	P0
ATT-05	Sebagai sistem, saya mencatat timestamp, lokasi, dan hasil validasi untuk audit.	P0
ATT-06	Sebagai supervisor, saya melihat daftar karyawan yang belum absen pada shift berjalan. Definisi: karyawan is_active yang belum punya baris attendance_records untuk work_date hari ini (Asia/Jakarta).	P1

5.3 Izin & cuti

ID	User story	Priority
LV-01	Sebagai karyawan, saya dapat mengajukan izin/cuti dengan tanggal, jenis, dan keterangan.	P0
LV-02	Sebagai supervisor, saya dapat menyetujui atau menolak pengajuan.	P0
LV-03	Sebagai karyawan, saya menerima notifikasi saat status pengajuan berubah.	P0
LV-04	Sebagai HRD, saya dapat melihat riwayat izin/cuti untuk rekap.	P1

5.4 Lembur

ID	User story	Priority
OT-01	Sebagai karyawan, saya dapat mengajukan jam lembur terkait kehadiran.	P0
OT-02	Sebagai supervisor, saya dapat menyetujui/menolak lembur.	P0
OT-03	Sebagai HRD, data lembur masuk ke laporan untuk keperluan payroll.	P1

5.5 Dashboard & laporan

ID	User story	Priority
RPT-01	Sebagai manajer, saya melihat dashboard kehadiran real-time (harian).	P0
RPT-02	Sebagai manajer/HRD, saya melihat rekap mingguan/bulanan & statistik keterlambatan.	P0
RPT-03	Sebagai HRD, saya dapat generate laporan PDF/Excel.	P0
RPT-04	Sebagai sistem, laporan dapat difilter per periode / karyawan / status.	P1

5.6 Notifikasi

ID	User story	Priority
NTF-01	Sebagai karyawan, saya menerima pengingat absensi (mis. mendekati jam shift).	P1
NTF-02	Sebagai karyawan/supervisor, saya menerima notifikasi status approval.	P0
NTF-03	Sebagai karyawan, saya mendapat pengingat deadline pengajuan bila relevan.	P2

---

6. Requirements non-fungsional (terkunci)

Kategori	Requirement	Target
Keamanan	JWT Bearer; embedding wajah tidak di-log penuh; RBAC	HTTPS, bcrypt, least privilege; sesi 12 jam
Akurasi	Validasi ganda (wajah + GPS) sebelum absensi diterima	Reject jika salah satu gagal; face cosine ≥ 0.65; GPS accuracy ≤ 50 m
Ketersediaan	Layanan API selama jam operasional	Best-effort 07:00–18:00 WIB; smoke H-1 sebelum demo
Performa	Respons API	p95 umum < 1.5 s; absensi (clock-in/out) < 3 s
Usabilitas	Clock-in singkat di mobile	≤ 3 langkah utama setelah buka app
Auditability	Absensi & approval tercatat	audit_logs + fields face/GPS di attendance
Portabilitas data	Ekspor laporan	Excel wajib; PDF nice-to-have

---

7. Alur proses utama (ringkas)

Clock-in

State machine — hari absensi

Status API (attendance_status)	Label UI
present	Hadir
late	Terlambat
absent	Alpha
leave	Izin
holiday	Libur (opsional org)

State machine — approval (leave / OT)

Status API (request_status)	Label UI
pending	Menunggu
approved	Disetujui
rejected	Ditolak
cancelled	Dibatalkan

Pengajuan izin/cuti

Generate laporan

Metodologi pengerjaan

State machine absensi & approval terkunci di atas; ERD terkunci di Infrastructure §5.1.

8. Asumsi & dependensi

Asumsi

• Karyawan memiliki perangkat Android dengan kamera dan GPS.
• Area kerja memiliki batas geofence yang dapat didefinisikan.
• Template wajah karyawan tersedia / dapat di-enroll saat onboarding.
• Stakeholder Divisi Operation tersedia untuk wawancara & UAT.

Dependensi

• Backend (terkunci): Bun + Hono + Drizzle + Neon PostgreSQL + Cloudflare Workers — lihat Infrastructure
• Web (terkunci): Vue 3 + Vite + TypeScript + Orval → Cloudflare Pages
• Mobile (terkunci): React Native + Expo (SDK 57) + Expo Router + Orval → APK via GitHub Actions · dev client untuk face
• Face (terkunci): On-device MobileFaceNet (TFLite) → embedding; Worker cosine ≥ 0.65 — bukan face-api.js di Workers
• Geolocation API + validasi geofence server-side
• Firebase Cloud Messaging (FCM) — push Android (approval + reminder)
• Cloudflare R2 — ekspor laporan (Excel/PDF signed URL); bukan foto wajah
• Infrastruktur: Infrastructure Document

---

9. Milestone & jadwal (dari proposal)

Sprint board = 1 minggu × 8 (S1…S8). Detail & Gantt: SDLC §4.

Sprint	Minggu	Fokus	Artefak terkait PRD
S1	1	Analisis kebutuhan, wawancara, requirement	PRD v0.2 (setelah feedback)
S2	2	Desain + kickoff paralel BE & UI	Spec teknis + wireframe; OpenAPI awal
S3–S5	3–5	Build paralel BE + mobile + web (utamanya P0)	Increment API + UI demoable
S6	6	Parallel lanjut + integrasi (P1)	Test report awal
S7	7	Parallel polish (P2) + mulai UAT	UAT checklist berjalan
S8	8	UAT selesai, deploy, evaluasi, laporan	Release + laporan

Metodologi: Waterfall untuk kerangka tahapan, Agile Scrum (sprint 1 minggu); backend dan UI dikerjakan paralel sejak S2 (bukan antrian BE → mobile → web).

---

10. Keputusan domain terkunci (MVP)

Aturan berikut mengunci perilaku produk untuk semester ini. Kontrak API, UI, dan checklist tes manual harus merujuk ke sini.

10.1 Absensi & status hari

Aturan	Keputusan
Status Hadir	Clock-in valid (wajah + GPS)
Status Terlambat	Clock-in valid setelah default_shift_start + grace 15 menit
Status Alpha	Tidak ada clock-in valid dan tidak ada leave approved pada hari itu
Status Izin	Leave approved mencakup hari tersebut
Clock-in & clock-out	Keduanya wajib wajah + GPS (satu alur M-ATT*)
Lupa clock-out	Boleh clock-out sampai clock-in berikutnya; tanpa auto-close / override supervisor
Shift	Satu default shift organisasi (W-S01); tanpa roster per karyawan
Geofence	Valid jika di salah satu lokasi aktif org; radius default 100 m; akurasi GPS maks 50 m
Retry face/GPS	Maks 3 per percobaan absensi
Face override	Tidak ada di MVP
Hub setelah clock-in	CTA utama Clock-out; clock-in disabled sampai clock-out / hari baru (M-ATT01)
Sukses clock-out	Reuse M-ATT04 (bukan layar baru)
RBAC ditolak	Route guard + toast/redirect — tanpa halaman denied penuh

10.2 Face enrollment & verifikasi

Aturan	Keputusan
Runtime	On-device MobileFaceNet → embedding 192-d; Worker cosine similarity
Threshold	Cosine ≥ 0.65 (FACE_MATCH_THRESHOLD)
Escape	FACE_MODE=stub → face_result = skipped (tanpa ubah kontrak)
Siapa enroll	Karyawan self-enroll di M-P03
Jumlah sampel	3 embedding jelas → simpan sampel + mean
Approve HRD atas template	Tidak wajib
Retensi foto	Tidak ada — embedding only (D-09)
Limitasi MVP	Embedding dari klien dipercaya; anti-spoof out of scope

10.3 Izin, cuti, lembur, approval

Aturan	Keputusan
Jenis leave MVP	Enum API: sick | annual | other → UI: Sakit | Cuti | Izin lain
Kuota/saldo	Tidak dihitung di MVP
Pending	Boleh batal (M-LV03); tidak boleh edit
Overlap leave vs absensi valid	Tolak pengajuan
OT	Tanggal + jam mulai/selesai; maks 4 jam (hard reject); tidak wajib link ke record absensi
Approve	Hanya web (W-AP*)
Tolak	Wajib alasan; tombol Tolak disabled sampai alasan terisi
Status request	pending | approved | rejected | cancelled

10.4 Master data & laporan

Aturan	Keputusan
User P0 fields	email, full_name, role, is_active, password awal; supervisor_id opsional
NIP	Wajib di employees.nip (unik); login Email atau NIP
Site/shift per user	Defer; geofence org-wide + default shift org 08:00 WIB
Timezone	Asia/Jakarta; work_date lokal
Ekspor laporan	Kolom: NIP, nama, tanggal, masuk, keluar, status, jenis leave, jam OT
Format	Excel wajib MVP → R2 signed URL; PDF nice-to-have

10.5 Auth & notifikasi

Aturan	Keputusan
Lupa password self-service	CUT (reset HRD)
Sesi	JWT 12 jam
Notifikasi P0	In-app feed + FCM untuk status approval
Quiet hours	P2
Object storage	Cloudflare R2 untuk ekspor laporan saja

10.6 Reason code & enum

Reason code	Copy UI (ID)
OUT_OF_GEOFENCE	Di luar area kerja
LOW_GPS_ACCURACY	Akurasi GPS terlalu rendah
FACE_NO_MATCH	Wajah tidak cocok
FACE_NOT_ENROLLED	Wajah belum terdaftar — enroll dulu
FACE_LOW_QUALITY	Kualitas wajah kurang jelas
ALREADY_CLOCKED_IN	Sudah clock-in hari ini
NOT_CLOCKED_IN	Belum clock-in — tidak bisa clock-out
OUTSIDE_SHIFT_WINDOW	Di luar jendela shift (jika diaktifkan)

Screens M-ATT05 / M-ATT06 menampilkan reason di atas (bukan hanya FACE_MISMATCH).

11. Acceptance criteria (MVP)

MVP dianggap selesai bila:

1. Karyawan dapat clock-in/out dengan validasi wajah dan GPS pada Android (aturan §10.1).
2. Pengajuan izin/cuti/lembur dapat di-approve/reject supervisor di web dengan alasan wajib saat tolak + notifikasi ke karyawan.
3. Dashboard menampilkan kehadiran harian dan rekap periode (status Hadir/Terlambat/Alpha/Izin).
4. HRD dapat mengunduh laporan Excel (PDF opsional) dengan kolom §10.4.
5. Role access membatasi fitur sesuai persona (employee / supervisor / hrd).
6. Checklist tes manual (card [Test] di board, owner Atin) untuk skenario utama lulus sesuai target adoption.

---

12. Risiko & mitigasi

Risiko	Dampak	Mitigasi
Akurasi face recognition rendah di lapangan	Absensi gagal / false reject	Threshold tunable + retry 3×; re-enroll HRD/karyawan — tanpa override supervisor di MVP
GPS tidak akurat / indoor	Geofence gagal	Radius default 100 m; reject + reason code; log akurasi
Scope creep fitur payroll penuh	Telat delivery	Kunci batasan: hanya ekspor
Ketersediaan stakeholder UAT	Feedback terlambat	Jadwalkan UAT di Minggu 7; Atin jalankan tes manual per sprint
Integrasi FCM / R2	Notifikasi / ekspor gagal	Wiring di S3–S5; fallback in-app feed jika FCM down; R2 hanya reports
Native face build gagal	Absensi terblokir	FACE_MODE=stub tanpa ubah kontrak API

---

13. Tim & RACI ringkas

Anggota	GitHub	Peran
Atin Mulyanto	atmcorporation	Project Leader & Analyst — requirement, koordinasi, manual tester, penulis karya ilmiah (karil)
Akmal Syarifudin	akmalsyrf	Backend & Infrastructure — API, DB, face/geofence server-side, CI/CD
Leonardus Sunu Kristianto	leokrist	Mobile Developer — auth/home, absensi (kamera + GPS), profil/enrollment
Asep Muhammad	asepmuhamad1300-ctrl	UI/UX & Web Frontend — Figma/design system, dashboard admin Vue
Moch Riswan Lutfin Anfa	anfariswan	Mobile & Web Frontend — leave/OT/notif mobile; geofence & sebagian halaman web pendukung

note

atmcorporation (Atin) ≠ anfariswan (Anfa). Jangan menukar assignee board antara keduanya.

---

14. Luaran terkait

• Aplikasi mobile absensi (Android)
• Web dashboard admin
• Backend RESTful API
• Dokumentasi teknis (arsitektur, API spec, panduan)
• Checklist tes manual + UAT
• Karya ilmiah (karil) — naskah Bab I–V (lanjutan bentuk metopen UT / R&D); owner Atin; board [Docs] Karil
• Laporan akhir proyek + presentasi/demo

---

15. Riwayat revisi

Versi	Tanggal	Perubahan
0.1.0	2026-09-22	Draft awal dari proposal capstone Kelompok B
0.1.1	2026-09-23	Dependensi backend diselaraskan ke stack aktual (Infra v0.2)
0.1.2	2026-09-24	Milestone sprint 1 minggu; BE∥UI paralel sejak S2
0.1.3	2026-09-24	Dependensi web (Vue/CF Pages) & mobile (RN+Expo) terkunci
0.2.0	2026-09-24	Kunci keputusan domain MVP; tim lengkap (Atin + Anfa); Atin = PL/Analyst + manual tester; cut face override / lupa password / kuota
0.2.1	2026-09-24	Hub clock-out state, batal leave, RBAC guard; kunci FCM + Cloudflare R2
1.0.0	2026-09-24	Locked: NFR angka, state machine, reason codes, enums, face on-device, D-09 embedding-only, ATT-06 definisi
1.0.1	2026-09-25	Luaran karil (Bab I–V) + Atin sebagai penulis; selaras SDLC §4.1

---

Referensi

• Proposal Capstone Project — Pengembangan Aplikasi Absensi Divisi Operation (Kelompok B, 2026)
• Infrastructure Document
• Design System
• Screens & Pages
• Introduction